Sharepoint voor de advocatuur als document management system
Sharepoint voor de advocatuur als document managament system (DMS)? Veel advocatenkantoren denken via deze weg met bekende partners een goed DMS te introduceren binnen hun kantoor. In het begin gaat alles goed: Iedereen heeft snel toegang tot de benodigde informatie en de efficiëntie neemt toe. Totdat in de loop van de tijd het aantal documenten en de complexiteit toeneemt. Dan wordt ineens pijnlijk duidelijk dat Sharepoint geen document management system is maar eerder een file manager gericht op het bevorderen van de samenwerking binnen het kantoor. En met meer als 10.000 bestanden in het systeem wordt het eerder een chaos dan dat het structuur en overzicht biedt. En dat is contraproductief aan de hele bedoeling van document management.
Het inzetten van Sharepoint binnen de advocatuur als document management system is een bekende fout. Veel andere organisaties en bedrijven buiten de advocatuur zijn hier eerder de mist mee ingegaan. Alhoewel Sharepoint een mooi systeem is met veel handige functies volstaat het niet als document management systeem voor uw advocatenkantoor.
@jrnygirl SharePoint is a POS, it is not I repeat not a document management system people!
— dthomasdigital (@dthomasdigital) 14 september 2015
Sharepoint voor mijn advocatenkantoor: Waarom niet?
Zoals eerder benadrukt: Sharepoint is er om samen te werken en niet voor het opslaan en archiveren van informatie. Om die reden is Sharepoint een file-manager en geen document management system. Maar wat is nu daar het verschil tussen? Is dat niet hetzelfde? Het simpele antwoord: Nee.
Het verschil tussen ‘bestanden’ en ‘documenten’.
Er is een verschil tussen bestanden en documenten. Sharepoint kunt u als advocaat goed inzetten om bestanden te managen maar niet om documenten te managen. Dat laatste is vaak het doel: Het inzichtelijk en bewerkbaar maken van alle aanwezige informatie binnen uw advocatenkantoor. Het is vrij eenvoudig: Een bestand is een naam met een extensie, zoals een Microsoft Word bestand dat eindigt op .docx. Een document is daarentegen de inhoud van een bestand. Zo kan een bestand bestaan uit meerder documenten, denk daarbij aan een ZIP-bestand, een samengesteld Word bestand of een dossier binnen uw kantoor.
En daar zit het knelpunt: Wanneer u Sharepoint inzet voor document management worden de bestanden uitstekend beheerst binnen uw advocatenkantoor. Echter de onderliggende documenten (de daadwerkelijke informatie) niet. Zo wordt het alsmaar moeilijker het juiste document te vinden wanneer de omvang van het aantal bestanden toeneemt. Dit maakt Sharepoint voor de advocatuur ongeschikt als document management system.
Single-document files
Dit zijn bestanden die bestaan uit één document. In Sharepoint vindt u hier een optimale ondersteuning voor. Denk aan een enkelvoudig Word, Excel of Powerpoint document.
Multi-document files
Deze bestanden bestaan uit meerdere documenten. Een goed voorbeeld is een ZIP bestand. Een zip bestand bestaat uit meerdere documenten. Hier gaat Sharepoint een stuk minder goed mee om. U dient eerst het ZIP bestand te downloaden alvorens u er iets mee kan of die informatie (de documenten) er in kunt bekijken. Tevens zijn de documenten binnen dit bestand niet doorzoekbaar. Multi-document files worden veel verstuurd per e-mail. Voor de gemiddelde advocaat dus een regelrecht drama wanneer deze bijlagen in het document management system/Sharepoint niet doorzoekbaar zijn.
Multi-file document
Hier vindt u in Sharepoint helemaal geen ondersteuning voor. Deze documenten bevatten meerdere bestanden. Denk hierbij aan een onderzoeksrapport of presentie bestaande uit meerdere losse en ingevoegde Word of Powerpoint documenten. In de advocatuur wordt deze functionaliteit veel gebruikt door zaken uit het verleden te linken of in te voegen. Wanneer u dit in Sharepoint probeert toe te passen is het binnen de kortste keren een complete chaos.
Is Sharepoint voor de advocatuur dan echt zo ongeschikt?
Wanneer u als advocaat echt budget heeft kunt u met Sharepoint een geschikte oplossing creëren voor document management binnen uw kantoor. Maar reken wel op torenhoge investeringen wanneer u een complexe oplossing als Sharepoint wilt ombuigen naar iets waar het niet voor bedoeld is. Uit onderzoek onder bedrijven die Microsoft Sharepoint inzetten als document management systeem blijkt dat de al forse licentiekosten maar 7 procent weerspiegelen van de totale investering. De rest gaat op aan hardware, overige licenties, Windows server, een IT manager en waarschijnlijk ook veel externe consultancy uren eer dat u Sharepoint heeft omgebogen van file manager naar een document management systeem die aan alle eisen voldoet die de advocatuur wenst.
Een betere oplossing
Maak gebruik van een echte document management oplossing die wel uw documenten inzichtelijk, doorzoekbaar en (net zoals Sharepoint) bewerk en deelbaar maakt. Buiten dat u enorm bespaart op licentie, implementatie en training kosten heeft u ook direct de juiste tool voor handen en betaald u alleen een periodiek bedrag op basis van het aantal advocaten binnen uw kantoor. Uiteraard raden wij het aan om Avociel.com te gebruiken, welke specifiek is ontworpen voor document management in de advocatuur.
Kan ik dan ook mijn documenten delen en bewerken?
Ja, met Avociel.com kunt u alle Microsoft Office documenten delen en bewerken. Naast deze functionaliteit hebben wij ook mogelijkheden geïntegreerd voor het bewerken en delen van Adobe PDF documenten. Interesse? Probeer Avociel.com 14 dagen gratis of neem contact op voor een live demo.
Sharepoint voor de advocatuur als document managament system (DMS)? Veel advocatenkantoren denken via deze weg met bekende partners een goed DMS te introduceren binnen hun kantoor. In het begin gaat alles goed: Iedereen heeft snel toegang tot de benodigde informatie en de efficiëntie neemt toe. Totdat in de loop van de tijd het aantal documenten en de complexiteit toeneemt. Dan wordt ineens pijnlijk duidelijk dat Sharepoint geen document management system is maar eerder een file manager gericht op het bevorderen van de samenwerking binnen het kantoor. En met meer als 10.000 bestanden in het systeem wordt het eerder een chaos dan dat het structuur en overzicht biedt. En dat is contraproductief aan de hele bedoeling van document management.
Het inzetten van Sharepoint binnen de advocatuur als document management system is een bekende fout. Veel andere organisaties en bedrijven buiten de advocatuur zijn hier eerder de mist mee ingegaan. Alhoewel Sharepoint een mooi systeem is met veel handige functies volstaat het niet als document management systeem voor uw advocatenkantoor.
@jrnygirl SharePoint is a POS, it is not I repeat not a document management system people!
— dthomasdigital (@dthomasdigital) 14 september 2015
Sharepoint voor mijn advocatenkantoor: Waarom niet?
Zoals eerder benadrukt: Sharepoint is er om samen te werken en niet voor het opslaan en archiveren van informatie. Om die reden is Sharepoint een file-manager en geen document management system. Maar wat is nu daar het verschil tussen? Is dat niet hetzelfde? Het simpele antwoord: Nee.
Het verschil tussen ‘bestanden’ en ‘documenten’.
Er is een verschil tussen bestanden en documenten. Sharepoint kunt u als advocaat goed inzetten om bestanden te managen maar niet om documenten te managen. Dat laatste is vaak het doel: Het inzichtelijk en bewerkbaar maken van alle aanwezige informatie binnen uw advocatenkantoor. Het is vrij eenvoudig: Een bestand is een naam met een extensie, zoals een Microsoft Word bestand dat eindigt op .docx. Een document is daarentegen de inhoud van een bestand. Zo kan een bestand bestaan uit meerder documenten, denk daarbij aan een ZIP-bestand, een samengesteld Word bestand of een dossier binnen uw kantoor.
En daar zit het knelpunt: Wanneer u Sharepoint inzet voor document management worden de bestanden uitstekend beheerst binnen uw advocatenkantoor. Echter de onderliggende documenten (de daadwerkelijke informatie) niet. Zo wordt het alsmaar moeilijker het juiste document te vinden wanneer de omvang van het aantal bestanden toeneemt. Dit maakt Sharepoint voor de advocatuur ongeschikt als document management system.
Single-document files
Dit zijn bestanden die bestaan uit één document. In Sharepoint vindt u hier een optimale ondersteuning voor. Denk aan een enkelvoudig Word, Excel of Powerpoint document.
Multi-document files
Deze bestanden bestaan uit meerdere documenten. Een goed voorbeeld is een ZIP bestand. Een zip bestand bestaat uit meerdere documenten. Hier gaat Sharepoint een stuk minder goed mee om. U dient eerst het ZIP bestand te downloaden alvorens u er iets mee kan of die informatie (de documenten) er in kunt bekijken. Tevens zijn de documenten binnen dit bestand niet doorzoekbaar. Multi-document files worden veel verstuurd per e-mail. Voor de gemiddelde advocaat dus een regelrecht drama wanneer deze bijlagen in het document management system/Sharepoint niet doorzoekbaar zijn.
Multi-file document
Hier vindt u in Sharepoint helemaal geen ondersteuning voor. Deze documenten bevatten meerdere bestanden. Denk hierbij aan een onderzoeksrapport of presentie bestaande uit meerdere losse en ingevoegde Word of Powerpoint documenten. In de advocatuur wordt deze functionaliteit veel gebruikt door zaken uit het verleden te linken of in te voegen. Wanneer u dit in Sharepoint probeert toe te passen is het binnen de kortste keren een complete chaos.
Is Sharepoint voor de advocatuur dan echt zo ongeschikt?
Wanneer u als advocaat echt budget heeft kunt u met Sharepoint een geschikte oplossing creëren voor document management binnen uw kantoor. Maar reken wel op torenhoge investeringen wanneer u een complexe oplossing als Sharepoint wilt ombuigen naar iets waar het niet voor bedoeld is. Uit onderzoek onder bedrijven die Microsoft Sharepoint inzetten als document management systeem blijkt dat de al forse licentiekosten maar 7 procent weerspiegelen van de totale investering. De rest gaat op aan hardware, overige licenties, Windows server, een IT manager en waarschijnlijk ook veel externe consultancy uren eer dat u Sharepoint heeft omgebogen van file manager naar een document management systeem die aan alle eisen voldoet die de advocatuur wenst.
Een betere oplossing
Maak gebruik van een echte document management oplossing die wel uw documenten inzichtelijk, doorzoekbaar en (net zoals Sharepoint) bewerk en deelbaar maakt. Buiten dat u enorm bespaart op licentie, implementatie en training kosten heeft u ook direct de juiste tool voor handen en betaald u alleen een periodiek bedrag op basis van het aantal advocaten binnen uw kantoor. Uiteraard raden wij het aan om Avociel.com te gebruiken, welke specifiek is ontworpen voor document management in de advocatuur.
Kan ik dan ook mijn documenten delen en bewerken?
Ja, met Avociel.com kunt u alle Microsoft Office documenten delen en bewerken. Naast deze functionaliteit hebben wij ook mogelijkheden geïntegreerd voor het bewerken en delen van Adobe PDF documenten. Interesse? Probeer Avociel.com 14 dagen gratis of neem contact op voor een live demo.
