4 Tips om als zzp-er snel je documenten terug te vinden
De meeste middel- tot grote bedrijven hebben een goed doordachte strategie voor het beheren van de documenten, maar dat is zeker niet de norm. Laat staan dat de gemiddelde zzp-er überhaupt ooit heeft nagedacht over een strategie om zijn of haar documenten te beheren. Onbelangrijk? Zeker niet! U bent ongemerkt veel tijd kwijt tijdens uw werkzaamheden aan het zoeken naar het juiste document. Bespaar veel tijd en vind je documenten razendsnel met deze vier eenvoudige tips!
1) Centraliseer uw documenten
Misschien een term die veel wordt gebruikt bij grote organisaties maar ook voor u als zzp-er is het aan te bevelen om je documenten te centraliseren. Dit houdt in gebruik maken van een cloud dienst. Zo zorgt u ervoor dat u altijd en overal uw documenten bij de hand heeft. De gemiddelde ZZP-er kan prima uit de voeten met Dropbox of Google Drive. Beschikt u echter over privacy gevoelige informatie? Overweeg dan om gebruik te maken van een professionele oplossing.
2) Bedenk een goede documentstructuur
Vaak aan het zoeken naar documenten? Dit voorkomt u door gebruik te maken van een goede document structuur. Voor alle facturen kunt u bijvoorbeeld de volgende structuur hanteren: Facturen > Jaar > Kwartaal. Dit ligt vrij voor de hand maar breng eerst de structuur in een logische wijze in kaart. Zo vindt u voortaan binnen handomdraai uw documenten.
3) Scan al uw post
Sommige documenten ontvangt u per post op papier. Zorg ervoor dat u belangrijke documenten in scant en in de juiste map plaatst. Zo voorkomt u post wat zoek raakt en bewaard u het overzicht.
4) Faseer het bovenstaande proces.
Heeft u veel documenten of weinig tijd? Pak dan bijvoorbeeld eerst uw debiteuren administratie aan en daarna pas de documenten gerelateerd aan uw diensten. Zo kunt u de optimale mix voor u zelf eerst testen.
De meeste middel- tot grote bedrijven hebben een goed doordachte strategie voor het beheren van de documenten, maar dat is zeker niet de norm. Laat staan dat de gemiddelde zzp-er überhaupt ooit heeft nagedacht over een strategie om zijn of haar documenten te beheren. Onbelangrijk? Zeker niet! U bent ongemerkt veel tijd kwijt tijdens uw werkzaamheden aan het zoeken naar het juiste document. Bespaar veel tijd en vind je documenten razendsnel met deze vier eenvoudige tips!
1) Centraliseer uw documenten
Misschien een term die veel wordt gebruikt bij grote organisaties maar ook voor u als zzp-er is het aan te bevelen om je documenten te centraliseren. Dit houdt in gebruik maken van een cloud dienst. Zo zorgt u ervoor dat u altijd en overal uw documenten bij de hand heeft. De gemiddelde ZZP-er kan prima uit de voeten met Dropbox of Google Drive. Beschikt u echter over privacy gevoelige informatie? Overweeg dan om gebruik te maken van een professionele oplossing.
2) Bedenk een goede documentstructuur
Vaak aan het zoeken naar documenten? Dit voorkomt u door gebruik te maken van een goede document structuur. Voor alle facturen kunt u bijvoorbeeld de volgende structuur hanteren: Facturen > Jaar > Kwartaal. Dit ligt vrij voor de hand maar breng eerst de structuur in een logische wijze in kaart. Zo vindt u voortaan binnen handomdraai uw documenten.
3) Scan al uw post
Sommige documenten ontvangt u per post op papier. Zorg ervoor dat u belangrijke documenten in scant en in de juiste map plaatst. Zo voorkomt u post wat zoek raakt en bewaard u het overzicht.
4) Faseer het bovenstaande proces.
Heeft u veel documenten of weinig tijd? Pak dan bijvoorbeeld eerst uw debiteuren administratie aan en daarna pas de documenten gerelateerd aan uw diensten. Zo kunt u de optimale mix voor u zelf eerst testen.
