De advocatuur en werken in de cloud: Vier aandachtspunten
Veel advocatenkantoren willen vandaag de dag werken in de cloud maar twijfelen sterk. Zo zijn er bezwaren op het gebied van controle en dataveiligheid. Met de vele aanbieders en verschillende tools ziet u als advocaat vaak de bomen door het bos niet meer. Waar moet uw aandacht nu vooral naar uit gaan bij de keuze voor software in de cloud?
Servers op Nederlandse bodem
Het eerste en meest belangrijkste aspect zijn wel de locatie van de severs die gebruikt worden voor de opslag van uw data: Deze moet uiteraard in Nederland zijn. Partijen die hier onduidelijk over zijn kopen veelal ruimtes in met locaties in onder ander de Verenigde Staten.
U begrijpt als advocaat natuurlijk als beste dat u in dit geval te maken krijgt met buitenlandse regelgeving op het gebied van privacy en data veiligheid. De Nederlandse Orde van Advocaten adviseert om deze reden ook gebruik te maken van een dienst die uw data bewaart op servers in eigen land.
ISO27001 certificaat
Het ISO27001 certificaat staat voor informatieveiligheid en uitgebreide controle mechanismen die deze veiligheid waarborgen. Wanneer u bedrijfsmatig van cloud diensten gebruik gaat maken is het van belang dat de data opslag locatie ISO27001 gecertificeerd is. Zeker in de advocatuur is dit een belangrijk aspect gezien u niet wilt dat gegevens verloren of gestolen kunnen worden.
Branche specifiek pakket
Veel aanbieders in software voor de advocatuur hebben een bestaand pakket wat ze voorheen aan accountants of zorgverleners verkochten gelabeld naar pakket voor de advocatuur. Dit gezien de functionaliteiten redelijk identiek zijn zoals tijdschrijven en facturatie.
Een veelgemaakte misstap is dat er in een later stadium toch bepaalde (kleine) functionaliteiten ontbreken die het werken in de cloud voor advocaten juist zo productief zouden moeten maken. Ga daarom voor een branche specifiek pakket: Eén die enkel en alleen de advocatuur bedient.
Data encryptie
Als bovenstaande in orde is wilt u natuurlijk dat aan uw kant ook alles goed beveiligd is en er geen data kan worden ‘afgeluisterd’ wanneer u verbinding maakt met uw cloud werkplek. Gelukkig is dit voor leveranciers van cloud software voor de advocatuur eenvoudig te regelen middels data encryptie zodat er aan uw hardware niets hoeft te gebeuren.
De meeste cloud software leveranciers kiezen er voor om de verbinding tussen u en uw werkplek te beveiligen met een SSL verbinding, uitgegeven door een betrouwbare instantie als Symantec of Verisign. Een beveiligde omgeving herkent u, hetzelfde wanneer u inlogt bij uw bank, aan de groene adresbalk.
Veel advocatenkantoren willen vandaag de dag werken in de cloud maar twijfelen sterk. Zo zijn er bezwaren op het gebied van controle en dataveiligheid. Met de vele aanbieders en verschillende tools ziet u als advocaat vaak de bomen door het bos niet meer. Waar moet uw aandacht nu vooral naar uit gaan bij de keuze voor software in de cloud?
Servers op Nederlandse bodem
Het eerste en meest belangrijkste aspect zijn wel de locatie van de severs die gebruikt worden voor de opslag van uw data: Deze moet uiteraard in Nederland zijn. Partijen die hier onduidelijk over zijn kopen veelal ruimtes in met locaties in onder ander de Verenigde Staten.
U begrijpt als advocaat natuurlijk als beste dat u in dit geval te maken krijgt met buitenlandse regelgeving op het gebied van privacy en data veiligheid. De Nederlandse Orde van Advocaten adviseert om deze reden ook gebruik te maken van een dienst die uw data bewaart op servers in eigen land.
ISO27001 certificaat
Het ISO27001 certificaat staat voor informatieveiligheid en uitgebreide controle mechanismen die deze veiligheid waarborgen. Wanneer u bedrijfsmatig van cloud diensten gebruik gaat maken is het van belang dat de data opslag locatie ISO27001 gecertificeerd is. Zeker in de advocatuur is dit een belangrijk aspect gezien u niet wilt dat gegevens verloren of gestolen kunnen worden.
Branche specifiek pakket
Veel aanbieders in software voor de advocatuur hebben een bestaand pakket wat ze voorheen aan accountants of zorgverleners verkochten gelabeld naar pakket voor de advocatuur. Dit gezien de functionaliteiten redelijk identiek zijn zoals tijdschrijven en facturatie.
Een veelgemaakte misstap is dat er in een later stadium toch bepaalde (kleine) functionaliteiten ontbreken die het werken in de cloud voor advocaten juist zo productief zouden moeten maken. Ga daarom voor een branche specifiek pakket: Eén die enkel en alleen de advocatuur bedient.
Data encryptie
Als bovenstaande in orde is wilt u natuurlijk dat aan uw kant ook alles goed beveiligd is en er geen data kan worden ‘afgeluisterd’ wanneer u verbinding maakt met uw cloud werkplek. Gelukkig is dit voor leveranciers van cloud software voor de advocatuur eenvoudig te regelen middels data encryptie zodat er aan uw hardware niets hoeft te gebeuren.
De meeste cloud software leveranciers kiezen er voor om de verbinding tussen u en uw werkplek te beveiligen met een SSL verbinding, uitgegeven door een betrouwbare instantie als Symantec of Verisign. Een beveiligde omgeving herkent u, hetzelfde wanneer u inlogt bij uw bank, aan de groene adresbalk.
