Stappenplan: Documenten digitaliseren doe je zo!
Documenten digitaliseren betekent eenvoudiger toegang tot informatie, verbeterde bedrijfsprocessen en efficiënter werken. Maar hoe doe je dat, documenten digitaliseren? Immers, als klein bedrijf kun je je geen medewerker veroorloven die dat proces fulltime begeleidt. Om fenomenen als in de illustratie te vermijden helpt dit stappenplan!
1) Documenten digitaliseren: Bepaal wat nodig is
Brengt eerst in kaart hoe het ervoor staat met je (digitale) documenthuishouding. Bedenk: ‘digitaal werken’ is werken waar en wanneer de medewerker wil, met altijd de juiste gedigitaliseerde documenten bij de hand. In hoeverre wordt er al digitaal gewerkt? Wat nog meer nodig is bepaal je vervolgens aan de hand van de vragen: 1) Wat willen we bereiken? 2) Welke werkprocessen moeten we daarvoor automatiseren? 3) Wie zijn de eindgebruikers: medewerkers, klanten, partners?
2) Breng alle documenten in kaart
Maar dan ook alle. Denk aan in- en uitgaande fysieke post, e-mails, bijlagen daarvan, gegevens die binnenkomen via systemen en digitale en papieren bestanden die medewerkers aanmaken. Destilleer hieruit de relevante verbeterpunten.
3) Bepaal welke hard- en software nodig is
Kies voor tablets als medewerkers vaak op pad zijn en geregeld digitale informatie doornemen met klanten, partners en collega’s. Smartphones zijn een goede keuze als de informatie altijd en overal beschikbaar moet zijn; laptops als medewerkers veel vanuit huis werken. Wij kunnen u helpen bij deze keuze door een geïntegreerde oplossing te bieden om uw documenten te digitaliseren. Moeite met het kiezen van de software? Bekijk onze 10 tips voor documenten management in de advocatuur.
4) Richt de blik naar buiten
Bedrijven worden dankzij digitalisering van documenten vooral efficiënter als er ook gegevensuitwisseling is met externen. Let wel, managers en ict’ers zijn geneigd zich op de eigen organisatie te richten. Dus denk ook eens aan het delen van de informatiestromen en documenten met accountants, cliënten, banken, Belastingdienst en overheden.
5) Kijk kritisch toe
Documenten digitalisering is belangrijk, neem de tijd. Blijf, tijdens het proces, vragen stellen: doen we het juiste, doen we dat goed?
Geen tijd voor bovenstaande punten? Neem contact met ons op. Wij zorgen ervoor dat u binnen enkele weken volledig digitaal werkt en daardoor een modaal jaarsalaris per advocaat bespaart.
Documenten digitaliseren betekent eenvoudiger toegang tot informatie, verbeterde bedrijfsprocessen en efficiënter werken. Maar hoe doe je dat, documenten digitaliseren? Immers, als klein bedrijf kun je je geen medewerker veroorloven die dat proces fulltime begeleidt. Om fenomenen als in de illustratie te vermijden helpt dit stappenplan!
1) Documenten digitaliseren: Bepaal wat nodig is
Brengt eerst in kaart hoe het ervoor staat met je (digitale) documenthuishouding. Bedenk: ‘digitaal werken’ is werken waar en wanneer de medewerker wil, met altijd de juiste gedigitaliseerde documenten bij de hand. In hoeverre wordt er al digitaal gewerkt? Wat nog meer nodig is bepaal je vervolgens aan de hand van de vragen: 1) Wat willen we bereiken? 2) Welke werkprocessen moeten we daarvoor automatiseren? 3) Wie zijn de eindgebruikers: medewerkers, klanten, partners?
2) Breng alle documenten in kaart
Maar dan ook alle. Denk aan in- en uitgaande fysieke post, e-mails, bijlagen daarvan, gegevens die binnenkomen via systemen en digitale en papieren bestanden die medewerkers aanmaken. Destilleer hieruit de relevante verbeterpunten.
3) Bepaal welke hard- en software nodig is
Kies voor tablets als medewerkers vaak op pad zijn en geregeld digitale informatie doornemen met klanten, partners en collega’s. Smartphones zijn een goede keuze als de informatie altijd en overal beschikbaar moet zijn; laptops als medewerkers veel vanuit huis werken. Wij kunnen u helpen bij deze keuze door een geïntegreerde oplossing te bieden om uw documenten te digitaliseren. Moeite met het kiezen van de software? Bekijk onze 10 tips voor documenten management in de advocatuur.
4) Richt de blik naar buiten
Bedrijven worden dankzij digitalisering van documenten vooral efficiënter als er ook gegevensuitwisseling is met externen. Let wel, managers en ict’ers zijn geneigd zich op de eigen organisatie te richten. Dus denk ook eens aan het delen van de informatiestromen en documenten met accountants, cliënten, banken, Belastingdienst en overheden.
5) Kijk kritisch toe
Documenten digitalisering is belangrijk, neem de tijd. Blijf, tijdens het proces, vragen stellen: doen we het juiste, doen we dat goed?
Geen tijd voor bovenstaande punten? Neem contact met ons op. Wij zorgen ervoor dat u binnen enkele weken volledig digitaal werkt en daardoor een modaal jaarsalaris per advocaat bespaart.
