Email management werkt als volgt: Inkomende email wordt vaak gefilterd op de aanwezigheid van bijlage(n). Op het moment dat deze aanwezig zijn wordt op basis van de afzender of de aanwezigheid van bepaalde trefwoorden in het onderwerp van de email deze automatisch opgeslagen in het document management systeem.
Bij het gebruik van geavanceerde email software is het vaak ook het geval dat inkomende berichten worden opgeslagen en gestructureerd. Deze software systemen worden vaak toegepast op bijvoorbeeld grootte klantenservice afdelingen en zijn volledig gericht op het beheren van inkomende en uitgaande email berichten.
Nadelen van email management